Cách tổ chức một sự kiện theo hướng hiện đại

Để đảm bảo chương trình tổ chức có chất lượng, việc thực hiện theo một Quy trình thực hiện sự kiện hiện đại, hợp lý luôn giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức tuy nhiên vẫn đảm bảo kết quả tốt nhất.

 

* Bạn có thật sự hiểu điều khách hàng mong muốn

 

rõ ràng, trước khi tiến hành việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải nắm rõ tất cả, chi tiết và hợp lý các yêu cầu cơ bản cũng như mong muốn của khách hàng gửi ra. thông thường, những yêu cầu của khách hàng sẽ được biểu diễn trong bản Brief. Từ bản thông tin đó bạn sẽ xác định được hướng đi của mình sao cho tổ chức được chương trình đúng với mục tiêu, mong đợi của khách hàng.

 

* Bạn có thực sự hiểu điều người mua hàng mong đợi

 

bình thường, một bản Brief sẽ giúp bạn dễ dàng trả lời và xác định được các thông tin:

 

Sự kiện bạn làm theo sẽ có kiểu gì: triển lãm, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, họp báo, khai trương, lễ kỷ niệm, talkshow, chương trình cộng đồng…

tổ chức sự kiện nhằm mục tiêu gì, mục tiêu cụ thể cần có được như thế nào

Những khách tham gia chương trình là ai, có điều gì cần đặc biệt lưu ý

lượng khách mời

Sự kiện được tổ chức tại đâu

Thời gian sự kiện

Ngân sách mà khách hàng có thể chi cho việc làm theo chương trình này

vấn đề sản phẩm/dịch vụ từ người mua hàng đưa có có điều gì nổi bật, khác biệt, đặc điểm căn bản …

* Bắt đầu “Rang-tôm” tạo suy nghĩ

 

Sau khi có đầy đủ thông tin nên thiết, nhóm phụ trách làm theo sự kiện của bạn phải cùng ngồi lại với nhau và bắt đầu Brainstorming để tạo ra những ý tưởng tuyệt vời nhất cho chương trình.

 

ý tưởng đóng nhiệm vụ quyết định sự thành bại của một sự kiện

 

Để đem đến có chất lượng lớn nhất đòi hỏi nhóm các bạn phải thực sự hiểu rõ sản phẩm/dịch vụ của người mua hàng đưa ra cũng như yêu cầu của họ. Trong tiến trình suy nghĩ, hãy thoải mái, “bật” ra tất cả những suy nghĩ các bạn có thể tưởng tượng ra và cố gắng phối hợp, phát triển nó. Chắc chắn các bạn sẽ tìm ra một suy nghĩ sáng tạo và khả thi.

 

“Đấu giá”

 

Sau khi ý tưởng hoàn tất, các bạn phải hoàn thiện sơ bộ và thể hiện chúng trên bản Proposal với hình ảnh, “từ khóa” khái quát về sự kiện đó trên bàn giấy. Proposal sau khi được hoàn thiện sẽ được đưa tới người mua hàng cùng báo giá cho các bộ phận cũng như tổng thể chương trình. Đây được coi là phần quan trọng nhất bởi nó sẽ quyết định nhóm của bạn có được người mua hàng lựa trong vô số những đơn vị cũng đang cạnh tranh để đạt được vai trò là đơn vị làm theo sự kiện này. thỉnh thoảng, ý tưởng của bạn có thể hay nhưng nó chưa phải là yếu tố ảnh hưởng đến nhóm bạn sẽ thành công.

• 1 sự kiện muốn làm hoàn hảo cần sắp xếp kịch bản kỹ lưỡng (phần 2)
• Một buổi tiệc muốn làm hoàn hảo cần chuẩn bị kịch bản cẩn thận (phần 1)
• Nguồn gốc và ý nghĩa của Tết Trung thu
• Người tổ chức sự kiện tự do là gì? bởi vì sao nó lại thu hút các người trẻ tuổi đến vậy? Phần I
• Cách người Hàn Quốc và Trung Quốc tổ chức lễ Trung THu
• Một sự kiện thành công bạn phải đảm bảo các yêu cầu về âm thanh dưới đây
• Sự kiện tri ân khách hàng là gì? và cách tổ chức nó hiệu quả nhất
• Cát-xê Quang lê được trả cho đám cưới Hà tĩnh là bao nhiêu?
• Lễ hội tóc lớn nhất năm 2015 đã chính thức được tổ chức