Những lưu ý khi muốn tổ chức một sự kiện tốt

Công ty làm sự kiện Tiệc Kiến Vàng, chuyên giới thiệu các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có tiếng nhất.

Các dịch vụ tổ chức sự kiện trước tiên của công ty chúng tôi gồm : Dịch vụ làm sự kiện khai trương - khánh thành công ty, nhà xưởng, làm sự kiện động thổ khởi công xây dựng, Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo - Tọa đàm – Hội nghị, tổ chức sự kiện hội nghị - tri ân người khách, tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm - dịch vụ... đã thu hút có thể sự để tâm và tín nhiệm của rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp.

 

tiến trình tổ chức Sự kiện 1

 

dựa trên kinh  nghiệm làm các sự kiện to, chúng tôi có một chú ý đối với tiến trình làm sự kiện :

 

1.Hiểu thấu đáo đòi hỏi của khách hàng

 

Trước hết ta phải khai thác và nắm chắc chắn các yêu cầu cơ bản nhất do người khách đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong 1 bản tóm tắt, căn cứ vào bản tóm lược  này ta sẽ xác định có khả năng rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện tốt, cần phải trả lời có khả năng các câu hỏi sau:

 

- loại hình sự kiện sẽ tổ chức (hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)

- hướng đi khi làm sự kiện là gì?

- người tới dự là những ai?

- Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?

- Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?

- ngân sách dự tính là bao nhiêu?

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?

 

sáu. Tìm hướng đi làm

 

Trong tầm này này, ban làm sự kiện phải ngồi lại một nhóm người để làm tìm kiếm ý tưởng các cách thực hiện làm sự kiện. lưu ý khi làm cần nắm chắc chắn yêu cầu của bản tóm lược, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty đòi hỏi làm event. Sau khi nghĩ suy hướng đi, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. chương trình này sẽ có khả năng gởi đến người khách với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. bình thường, đối với 1 sự kiện, đây là tầm này quan trọng nhất, tạo có khả năng sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu làm.

 

3.làm sự kiện

 

lúc này này là giai đoạn cụ thể hướng đi. Các vấn đề sảy ra này bao gồm:

-Địa điểm làm ở đâu ?

-Thời gian tổ chức bữa tiệc và thời gian làm ra chương trình ?

-mục đích của buổi tiệc là gì ?

-làm hình ảnh cho bữa tiệc.

-bữa tiệc chi tiết, gồm những bước hoạt động gì, thời gian ra sao ?

 

tiến trình làm Sự kiện 5

 

4. lập kế hoạch làm làm

 

đây là thời gian tiến trình tổ chức sự kiện có thể cụ thể hóa cụ thể nhất trước khi tiến hành thực thi. Chúng ta cần quan tâm đến các vấn đề sảy ra :

 

- kinh phí.

- Nguồn nhân lực thực hiện.

- Nhà giới thiệu dụng cụ linh kiện.

- chuyển như thế nào.

- Phân tích các đặc điểm tác hại có khả năng xảy ra.

 

5.thực hiện kế hoạch

 

một sự kiện hay mất 5 tuần để thực hiện. bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, gọi điện các bên liên quan. 1số công ty tổ chức sự kiện sẽ làm thuê ngoài (outsourcing) một hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…lưu ý cần trò chuyện với khách hàng mõi ngày để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để giảm bớt mọi tác hại có thể xảy ra.

 

6.dàn dựng chuẩn bị

 

quá trình dàn dựng chuẩn bị có thể thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc ba ngày trước ngày sự kiện tổ chức. Nên có 1 bảng những công việc cần làm để tiện quan tâm tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. quan tâm đến thời gian vận chuyển. Các phòng ban sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã có khả năng phân công. đôi khi có nảy sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng xử lý tại chỗ.

 

7.kết thúc sự kiện, tổ chức họp rút rất nhiều năm

 

Các cách làm làm sự kiện, luôn quan tâm kỹ lưỡng khi sự kiện diễn ra. quản lý khi phát sinh vấn đề sảy ra.

 

hết sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, làm sạch nơi tổ chức, thay thế những món hàng đã sử dụng, xử lý hợp đồng cho các nhà giới thiệu, bảo quản kho…

Họp rút kinh  nghiệm : Sau khi event kết thúc, trong công ty làm sự kiện mỗi phòng ban sẽ viết báo cáo ghi lại những hạn chế về quá trình chuẩn bị, tiến trình tổ chức và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh  nghiệm cho những sự kiện sau.

• vì lý do gì thức ăn lại cần thiết với làm sự kiện? và 5 loại thức ăn nào yêu cầu chú ý nhất?
• Người làm sự kiện nên để ý ba loại thức uống sau đây cho người tham dự
• Tại sao người tổ chức sự kiện phải có 1 bữa ăn sáng đầy đủ chất
• Bữa tiệc cooktail là gì mà bởi sao được tổ chức nhiều như vậy
• bật mí bạn các nét riêng của người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
• Thêm một số cách để tổ chức sự kiện tuyệt vời nhất
• Những đặc điểm cần có của 1 PG giỏi
• Bật mí bạn cách sắp xếp nguồn ánh sáng cho 1 sự kiện diễn ra hoàn hảo
• Xu thế tổ chức đám cưới trong năm 2015 này