9 lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài biển

9 lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài biển

 

Để tổ chức được một sự kiện trong nhà đã khó, thì việc tổ chức sự kiện nó ngoài bãi biển lại càng khó khăn hơn gấp bội, nó đòi hỏi người quản lý sự kiện phải biển sắp xếp được các công việc cần thực hiện một cách logic và đặc biệt rất cần đến sự sáng tao. Trong bài viết này, Tiệc Kiến Vàng xin giới thiệu đến các bạn 9 yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự thành bại của một sự kiện được tổ chức ngoài bãi biển.

 

1. Địa điểm

 

Có thể nói việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài bãi biển là một trong những yếu tố quan trọng nhất, ảnh hưởng đến 20% sự thành công của một sự kiện. Nếu muốn tổ chức sự kiện ngoài biển, bạn nên lựa chọn những khách sạn, resort nằm bên biển vì sẽ thuận lợi về nhiều điều hơn nếu so với việc thuê tại một khu vực trống. Ví dụ, tại Nha Trang có rất nhiều khách sạn 4 hoặc 5 sao, tuy nhiên chỉ có khách sạn Ana Mandara là có vị trí thuận lợi nhất vì nó nằm cạnh biển, còn các khách sạn khác thường cách 1 con đường mới đến được bờ biển, như vậy thì nó sẽ rất bất tiện cho việc sắp xếp, vẩn chuyển và tổ chức tiệc.

 

Có thể bạn sẽ thích:

• 10 sai lầm dễ gặp phải nhất khi tổ chức sự kiện
• Những điều cần biết về việc tổ chức sự kiện khởi công
• Cách lựa chọn tông màu cho tổ chức sự kiện
• 5 sự kiện bắt buộc phải tổ chức sự kiện
• Cách tổ chức một đám cưới tiết kiệm

 

 

Một gợi ý cho các bạn, là các khách sạn tại khu vực Phan Thiết hoặc Hội An thường có nhiều khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế và thường nằm cạnh bờ biển hơn so với các khu vực khác, nếu lựa chọn địa điểm làm sự kiện ngoài biển thì các bạn nên ưu tiên khách sạn tại những nơi này, vì không chỉ có vẻ đẹp nguyên sơ, mà bãi biển ở đây rất rộng, bãi cát đẹp, view nhìn rất đẹp khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện cần đến sự lãn mạn như đám cưới, hoặc tổ chức sinh nhật.

 

2. Địa hình

 

Vì phải dàn dựng nhà bạt, dù không gian, sân khấu ngoài trời hoặc bàn ghế và khu vực phục vụ tiệc nên bạn cố gắng chọn những resort nằm sát biển để tiện cho việc cắm cọc, neo dây vì trong các resort thường có nhiều cây cối và do có một khu vực có nhà và cây cối phía sau nên khu vực tổ chức cũng phần nào cũng được chắn bớt gió biển. Nếu chọn được một bờ cát dài bằng phẳng thì càng tốt.

 

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một công việc khá khó khăn

 

3. Thời tiết

 

Đây có thể coi là một yếu tố phức tạp nhất nhưng cũng ảnh hưởng quan trọng nhất đến sự thành bại của một sự kiện được làm ngoài biển. Thêm nữa, việc làm sự kiện ngoài biển lại thường vào các tháng 7, 8, 9 do thời tiết này nếu tổ chức ngoài biển sẽ rất mát và đẹp, nhưng cũng chính vì vậy mà rủi ro thời tiết trở lên "cực đoan" một cách bất thường rất cao như: trời mưa bất chợt, gió to hoặc có bão... Khi làm sự kiện ngoài biển, bạn cần nên các phương án dự phòng nếu trường hợp xấu này sảy ra.

 

4. Tổ chức tiệc

 

Nếu việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đã khó thì việc phục vụ tiệc khi sự kiện diễn ra lại càng khó khăn hơn gấp bội vì nào gió, nào cát, nào sương,.. và để đảm bảo vệ sinh cũng như các tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng thức ăn cũng khó hơn rất nhiều so với làm trong nhà, do đó rất cần một đội ngũ nhân sự tận tâm, nhiệt tình và nhiều kinh nghiệm với công việc.

 

5. Khách mời

 

Vì tổ chức ở không gian mở nên đối tượng khách mời cũng phải xem xét sao cho phù hợp. Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng phải có phong cách cởi mở và hiện đại. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc hay tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi bạt mọi thứ đi. Điều này bạn nên thông báo cho khách hàng của bạn nếu họ có ý định tổ chức event tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài lòng nếu cách tổ chức không phù hợp với họ.

6. Thi công, set up

 

Sau những yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào hình dung được những khó khăn trong việc thi công. Việc set up cho một event ngoài biển tốn rất nhiều công sức và mất khá nhiều nhân lực cũng như thời gian. Do đó bạn cần phải lưu ý vấn đề này để tìm cho mình một êkip làm việc ưng ý và hiệu quả nhất.

 

7. Di chuyển

 

Các khu nghỉ dưỡng, khách sạn thường nằm rất xa trung tâm, chính vì thế việc vẩn chuyển trang thiết bị sẽ tương đối xa và khó khăn hơn nếu tổ chức ngay trong thành phố, chính vì thế, bạn nên tính thêm cả các chi phí này với khách hàng, nếu không chỉ một khoản nhỏ này thôi cũng sẽ làm cho ngân sách của bạn bị tăng lên khá nhiều.

 

8. Phương án phòng bị

 

Chính vì sự kiện khi làm ngoài biển sẽ có thể gặp rủi ro bất kỳ lúc nào, chính vì vậy, bạn chuẩn bị các phương án phòng bị B, C sẽ không bao giờ thừa. Hãy luôn luôn chuẩn bị và sẵn sàng đối phó với các sự việc có thể sảy ra để mang đến một sự kiện hoàn hảo nhất cho khách hàng nhé!

 

9. Quản lý

 

Vì không gian trống nên bạn phải quản lý tốt khu vực tổ chức sự kiện và khách mời, có thể giới hạn khu vực tổ chức bằng các pano chữ A và quản lý khách mời bằng thiệp mời hay là hoa cài áo đặc trưng hay những vật lưu niệm đeo tay, để phân biệt được khách mời của chương trình và khách lẻ.

• 3 món quà tặng giá rẻ mà ý nghĩa cho sự kiện nhất
• 10 sai lầm chí mạng và dễ gặp phải nhất khi tổ chức sự kiện. Phần 1
• Một sự kiện thành công sẽ được đánh giá bằng những tiêu chí nào?
• 3 lý do khiến cho sự kiện của bạn bị thất bại
• Những điều cần biết về việc tổ chức sự kiện khởi công
• Những cách tiết kiệm chi phí cho việc tổ chức sự kiện
• Vì sao kịch bản của một sự kiện lại quan trọng như vậy
• Những tiêu chí nào thường dùng để đánh giá doanh nghiệp tổ chức sự kiện
• Cách lựa chọn tông màu cho tổ chức sự kiện